termin szkolenia: 11 kwietnia 2023 r.
czas trwania szkolenia: 9.30-14.30 (w tym dwie przerwy 10 minutowe i jedna 20 minutowa)
Program szkolenia
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1. Definicja dokumentu - dokumentacja elektroniczna i papierowa
2. System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
3. Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
4. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu w systemie EZD
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) przesyłki na nośniku papierowym
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
III. EZD jako podstawowy czy wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
1. Pojęcia i ważne terminy
2. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
3. Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje
4. Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD
5. Interoperacyjność znaku sprawy
6. Akta sprawy w EZD
IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1. Zadania punktów kancelaryjnych
a) rejestracja wpływów
b) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
c) wprowadzanie metadanych
d) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
e) prowadzenie składu informatycznych nośników danych
f) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
g) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
h) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych i kierownika jednostki
a) dekretacja pisma - wyjątki
b) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
c) podpisanie pisma podpisem elektronicznym
d) podpisanie pisma podpisem odręcznym
3. Zadania prowadzących sprawy
a) zakładanie spraw
b) uzupełnianie metadanych
c) prowadzenie kompletnych akt sprawy
d) sporządzanie projektów pism
e) dokonywanie akceptacji
V. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
VI. Pytania i odpowiedzi
Szkolenie prowadzi Roman Stempel - dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego UW. Były pracownik pionu archiwalnego IPN. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum PAN, NFOŚiGW, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych ZTM w Warszawie. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej. Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.
Cena szkolenia: 590,00 zł netto (+23% VAT) od osoby, obejmuje:
- uczestnictwo w szkoleniu
- materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej
- imienne zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia
- konsultacje poszkoleniowe (do 14 dni po szkoleniu)
- rabat na kolejne szkolenia (40,00 zł od ceny netto, od osoby)
Dla stałych Uczestników naszych szkoleń 40 zł rabatu od ceny netto
Dla podmiotów finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% ze środków publicznych podatek VAT zwolniony
Zgłoszenia udziału prosimy przesyłać do trzech roboczych dni przed terminem szkolenia
Potwierdzenie realizacji szkolenia przesyłamy do dwóch dni roboczych przed terminem szkolenia
Płatność za udział w szkoleniu następuje po szkoleniu na podstawie faktury VAT
Należność za udział prosimy wpłacać na konto OE FORUM: Santander Bank Polska, nr rach.: 10109022680000000100213506
W przypadku pytań prosimy o kontakt:
| Anna Hoffmann |
|
tel. 91 489 64 55 |
Dorota Biskupska
|
|
tel. 91 466 90 97 |
Małgorzata Pawelec
|
|
tel. 91 434 29 79 |
