termin szkolenia: 26 kwietnia 2021 r.
czas trwania szkolenia: 9.30-14.30 (w tym dwie przerwy 10 minutowe i jedna 20 minutowa)
Program szkolenia:
I.
Podstawowe przepisy prawne dotyczące
zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1)
Ustawa
z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2)
Rozporządzenie
MKiDN z dnia 20.10.2015 r. w
sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3) Rozporządzenie
MSWiA z dnia 30.10.2006 r. w
sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
4)
Rozporządzenie
PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych z dnia 18.01.2011 r.
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument
elektroniczny
2) Kategoryzacja
dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja
tworząca akta spraw i nietworząca akta spraw
4) Rodzaje
przesyłek wpływających do podmiotu
a)
przesyłki
przekazane pocztą elektroniczną
b)
przesyłki
na nośniku papierowym
c)
przesyłki
przekazane na informatycznym nośniku danych
d)
przesyłki
przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
III. Podstawowy system dokumentowania
przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia
i ważne terminy
2) Akty
wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i
rozstrzygania spraw
3) Koordynator
czynności kancelaryjnych - zadania w EZD
4) Interoperacyjność
znaku sprawy
5) Akta
sprawy w EZD
6) Metryka
sprawy w EZD
IV.
Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania
punktów kancelaryjnych
a)
otwieranie
przesyłek wpływających - wyjątki
b) rejestracja
wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki
c)
odwzorowanie
cyfrowe (skanowanie) - wyjątki
d) wprowadzanie
meta danych
e) tworzenie
i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i
niepełne odwzorowanie
f) prowadzenie
składu informatycznych nośników danych
g) wypożyczanie
i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych
nośników danych
h) przekazywanie
do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu
informatycznych nośników danych
i) wysyłka
pisma papierowego i elektronicznego
2)
Zadania
kierowników komórek organizacyjnych
a) dekretacja
pisma - wyjątki
b) dekretacja
zastępcza
c)
akceptacja
projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
d)
podpisanie
pisma podpisem elektronicznym
e) podpisanie
pisma podpisem odręcznym
3)
Zadania prowadzących sprawy
a)
zakładanie spraw
b) uzupełnianie
metadanych
c) prowadzenie
kompletnych akt sprawy
d) prowadzenie
metryk spraw
e) sporządzanie
projektów pism
f) dokonywanie
akceptacji
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) Udostępnianie
pism
2)
Przekazywanie
pism
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku
reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w
EZD
1) Organizacja
i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Lokal
archiwum zakładowego (składnicy akt)
3) Przejmowanie
dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
4) Przechowywanie
i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
5) Przeprowadzanie
skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w
archiwum zakładowym
6) Udostępnianie
dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
7) Wycofywanie
dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
8) Brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej
9) Przekazywanie
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
VIII. Pytania i odpowiedzi
Szkolenie prowadzi Roman Stempel - dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. W swojej karierze zawodowej współpracował m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.Obecnie kieruje archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej
Cena szkolenia: 560,00 zł netto (+23% VAT) od osoby, obejmuje:
- uczestnictwo w szkoleniu
- materiały szkoleniowe
- imienne zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia
- konsultacje poszkoleniowe (do 14 dni po szkoleniu)
- rabat na kolejne szkolenia (40,00 zł od ceny netto, od osoby)
Dla stałych Uczestników naszych szkoleń 40 zł rabatu od ceny netto
Dla podmiotów finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% ze środków publicznych podatek VAT zwolniony
Zgłoszenia udziału prosimy przesyłać do trzech roboczych dni przed terminem szkolenia
Potwierdzenie realizacji szkolenia przesyłamy do dwóch dni roboczych przed terminem szkolenia
Płatność za udział w szkoleniu następuje po szkoleniu na podstawie faktury VAT
Należność za udział prosimy wpłacać na konto OE FORUM: Santander Bank Polska, nr rach.: 10109022680000000100213506
W przypadku pytań prosimy o kontakt
| Anna Hoffmann |
|
tel. 91 489 64 55 |
Dorota Biskupska
|
|
tel. 91 466 90 97 |
Małgorzata Pawelec
|
|
tel. 91 434 29 79 |
